Co to jest know-how i jak je chronić?
Know-how a tajemnica przedsiębiorstwa
Termin know-how obecnie jest coraz częściej używany w kontekście prowadzenia przedsiębiorstwa i ochrony związanych z tym poufnych informacji mających istotny wpływ na jego przewagę nad konkurencją.
Know-how, czyli co?
Mówi się o know-how, chce się je za wszelką cenę chronić. Czy wiemy co to jest? Jak można je chronić? Jedno jest pewne – to jeden z najważniejszych składników niemajątkowych przedsiębiorstwa.
Zgodnie ze Słownikiem PWN know-how to: „praktyczna umiejętność lub wiedza w zakresie technologii produkcji lub technik zarządzania”. Definicja ta, z uwagi na ogólny charakter, nie zawiera informacji pozwalających na praktyczne określenie cech prawnych know-how. Z kolei definicja encyklopedyczna uznaje know-how za: „w prawie własności przemysłowej pojęcie wiążące się z objętymi tajemnicą informacjami dotyczącymi sposobu rozwiązania określonego zagadnienia technicznego oraz chronionymi tajemnicą projektami wynalazczymi, które nie zostały zgłoszone do Urzędu Patentowego w celu uzyskania praw ochronnych, także zgłoszonymi w tym celu projektami, ale przed wydaniem decyzji o udzielenie patentu lub praw ochronnych”.
Przez długi czas nie funkcjonowała żadna legalna definicja know-how, a jedynie doktrynalna, charakteryzująca know-how jako zdolność, wiedzę lub umiejętność uzyskania określonego rezultatu, lub prowadzenia jakiejś działalności. Należy podkreślić, że jest to definicja ogólna, zatem niewyczerpująca i jedna z wielu, bowiem nie wypracowano do tej pory jednolitej definicji know-how. Na potrzeby analizy prawnej nie można wybrać jednej, podstawowej definicji. W całym polskim systemie prawnym zasadą jest posługiwanie się w aktach prawnych nazwą „know-how” bez jej definiowania.
Know-how. Nieopatentowane informacje
Aby przyjrzeć się prawnej definicji know-how należy sięgnąć do prawa unijnego, opisującego know-how jako pakiet nieopatentowanych informacji praktycznych, wynikających z doświadczenia i badań, które to informacje są niejawne, zatem nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne, czyli ważne i użyteczne z punktu widzenia wytwarzania produktów objętych umową; zidentyfikowane, czyli opisane w wystarczająco zrozumiały sposób, aby można było sprawdzić, czy spełniają kryteria niejawności i istotności (art. 1 pkt 1 rozporządzenia Komisji (WE) nr 772/2004 z 7 kwietnia 2004 r. w sprawie stosowania art. 81 ust. 3 Traktatu do kategorii porozumień o transferze technologii).
Pomimo niejednorodności wśród polskich i unijnych definicji know-how, można znaleźć powtarzające się elementy wykazujące ich podobieństwo, między innymi – przesłanki niejawności, istotności i zidentyfikowania. Świadczy to o wypracowanym na przestrzeni lat zespole uniwersalnych cech know-how. Przeanalizujmy zatem główne przesłanki.
Wymóg niejawności jest spełniony w wypadku objęcia tajemnicą przynajmniej części danych składających się na know-how, przy jednoczesnym zastrzeżeniu, że są to dane istotne. Jeśli know-how ma charakter instrukcyjny, to wówczas jego opis może być złożony, na przykład opis procesu produkcyjnego. I w takich wypadkach zwykle bywa, że część danych ma charakter informacji jawnych. Zdarza się również, że niektóre know-how i ich opracowania dotyczą elementów powszechnie dostępnych, jak na przykład wystrój lokalu.
Przesłanka istotności musi być interpretowana każdorazowo i indywidualnie, ponieważ podlega ona ocenie uznaniowej, co oczywiście niejednokrotnie doprowadzi do powstania wątpliwości w kwestii „istotności” podlegających weryfikacji informacji.
Trzecia przesłanka, czyli zidentyfikowania know-how, wymusza kompozycję opracowania, które powinno być „zamknięte”, lecz bez znaczenia, w jakiej formie oraz na jakim nośniku będzie utrwalone i przekazane. Ma to być swego rodzaju „instrukcja działania”, dająca potrzebną pomoc osobie dysponującej opracowaniem. Natomiast dane i doświadczenia niezredagowane, czyli wiedza danej osoby, nie mogą być uznane za know-how, nawet podczas wykazywania przez tą osobę gotowości do udzielenia informacji innej osobie, która z nich skorzysta.
Know-how przeważnie nie jest opisem całokształtu danej działalności, a skupiającym się na jej niektórych aspektach, czy też procesach.
Know-how a tajemnica przedsiębiorstwa
W obu przypadkach mamy do czynienia z poufnymi informacjami. Zachodzi natomiast pytanie o relację między tajemnicą przedsiębiorstwa a know-how.
Przede wszystkim, tajemnica przedsiębiorstwa jest terminem ustawowym, mającym konkretną definicję zawartą w art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, z kolei jak powiedziano wyżej, know-how nie jest zdefiniowane w jednoznaczny, wiążący sposób. Dalej, tajemnica przedsiębiorstwa obejmuje tylko i wyłącznie informacje poufne, a know-how może również zawierać informacje jawne. Przy dalszym porównaniu skupimy się na „know-how poufnym” i tajemnicy przedsiębiorstwa.
Pojawia się pytanie, jaki rodzaj informacji obejmuje tajemnica przedsiębiorstwa? Bez wchodzenia w szczegóły związane z tajemnicą przedsiębiorstwa, należy stwierdzić, że obejmuje ona każdy rodzaj informacji bez względu na ich charakter. Know-how to informacje techniczne, produkcyjne oraz nietechniczne (na przykład realizacja zamówień). Uwzględniając niejasności i wielu definicji know-how można przyjąć założenie, że know-how poufne obejmujące informacje zarówno o charakterze technicznym, jak i nietechnicznym, jest tożsame z pojęciem tajemnicy przedsiębiorstwa. Prowadzi to do konkluzji, iż tylko w takim ujęciu oba terminy mogą być stosowane zamiennie, przyjmując najszersze rozumienie know-how. Mając na uwadze wielość doktrynalnych definicji know-how oraz ich węższy zakres, nie będzie można postawić między nimi a tajemnicą przedsiębiorstwa znaku równości. Najbezpieczniejszym wydaje się stwierdzenie, że pojęcie know-how zbliżone jest do pojęcia tajemnicy przedsiębiorstwa.
Ochrona know-how
Stosowanie środków ochrony know-how powinno następować już na odcinku funkcjonowania przedsiębiorstwa, który odpowiedzialny jest za zapewnienie bezpieczeństwa obrotu informacji tak wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Niezbędne okaże się zawarcie stosownych umów o zachowaniu poufności, w pierwszej kolejności z pracownikami, następnie ze współpracownikami, a na końcu podmiotami zewnętrznymi, takimi jak kontrahenci. W tego typu umowach obowiązkowo należy wskazać chronione informacje, które nie zostaną ujawnione osobom trzecim. Jak wskazano wyżej, to co składa się w danym przedsiębiorstwie na know-how może mieć bardzo szeroki zakres, co oznacza, iż nie będzie możliwe zawarcie w umowie o zachowaniu poufności całości informacji z nim związanych. Wówczas konieczne będzie każdorazowe informowanie pracowników, współpracowników i kontrahentów o poufnym statusie przekazywanych informacji oraz wyraźne zastrzeżenie zachowania informacji w poufności.
Zaleca się udostępnianie informacji składających się na know-how jedynie osobom, które w istocie je wykorzystają.
