Dlaczego warto zawrzeć umowę z agencją marketingową?

Można by powiedzieć, że dobra agencja marketingowa, to połowa sukcesu w branży e-commerce. Jeśli zatem decydujemy się na konkretną agencję marketingową, to pamiętajmy, że cena, to nie najważniejszy, a na pewno nie jedyny wyznacznik dobrej agencji marketingowej. W praktyce naszej Kancelarii dość często prowadzimy sprawy związane ze sporami z agencjami marketingowymi. Każdy broni swoich racji. Po czyjej stronie leży zatem wina?

 

Zawierając umowę, nie ważne czego by ona miała dotyczyć, każda ze stron ma swoje wyobrażenie co do jej wykonania, co do wyniku końcowego i przebiegu prac. Cała sztuka polega na tym, aby właśnie te wyobrażenia ubrać w słowa. A nie jest to łatwe zadanie.

 

Czym zatem powinna charakteryzować się dobra umowa z agencją marketingową?

 

Dobra umowa z agencją marketingową, oprócz oczywiście standardowych elementów typu oznaczenie stron, przedmiotu umowy, określenie wynagrodzenia i sposobu jego płatności, terminu wykonania i sposobu rozwiązywania sporów, powinna zawierać szereg elementów praktycznych. Niestety często umowa pobrana z Internetu stanowi właśnie taki typowy wzór, który dopiero trzeba dostosować do konkretnego przypadku.

 

Na jakie elementy umowy powinienem zwrócić szczególną uwagę?

 

Szczególną uwagę powinniśmy zwrócić na sam przedmiot zamówienia. Jeśli zamówiliśmy stronę internetową, to powinniśmy przekazać agencji nasze oczekiwania, np. przykładowe strony, które nam się podobają, schemat, układ, etc. Jeśli kompletnie nie mamy wyobrażenia na temat naszej przyszłej strony internetowej, w umowie możemy zawrzeć, aby agencja przedstawiła nam kilka propozycji układu strony i kolorystyki, którą zaakceptujemy. Jest to bardzo ważny etap realizacji umowy, bowiem gdy już na początku nie będziemy przekonani do pomysłu agencji, ale tego nie wyartykułujemy, to przy odbiorze strony z pewnością wyrazimy nasze niezadowolenie, co spowoduje lawinę dalszych problemów. Z drugiej strony agencja będzie zaskoczona takim podejściem, bo skoro na początku nie wyraziliśmy żadnego sprzeciwu, nie daliśmy żadnych wskazówek, to dlaczego teraz negujemy całą pracę, którą śledziliśmy na bieżąco.

 

Istotnym jest określenie naszych oczekiwań, czyli wskazanie specyfikacji zamówienia – może to nastąpić na podstawie wskazania przykładowych stron lub opisu słowno-graficznego. 

 

Niemniej ważnym jest wskazanie liczby przysługujących nam zastrzeżeń, poprawek, jak również terminu ich realizacji i odbioru. Jeśli w samej umowie nie wskażemy tych elementów, to prędzej czy później jedna ze stron wyrazi swoje niezadowolenie, a wtedy trudno będzie już naprawić dotychczasowe relacje biznesowe. Natomiast żadna ze stron nie będzie miała pretensji, gdy w umowie zostanie określone, ile zastrzeżeń możemy zgłosić, na jakim etapie prac, w jakim terminie agencja ma je zrealizować. Dobrze jest połączyć je z konkretnymi etapami, np. gdy zaakceptujemy dany etap prac, to nie możemy już do niego zgłaszać zastrzeżeń lub poprawek bez dodatkowego wynagrodzenia. Oczywiście może się również zdarzyć, że po prostu realizacja danej poprawki będzie niemożliwa lub ekonomicznie nieuzasadniona mając na uwadze wartość umowy. Tym bardziej należy zwrócić uwagę na specyfikację zamówienia w chwili zawarcia umowy, gdyż na późniejszym etapie może okazać się, że naszego zamysłu po prostu nie da się zrealizować.

 

Musimy mieć na uwadze, że brak określenia w umowie liczby przysługujących nam poprawek nie może prowadzić do zgłaszania ich w nieograniczonej liczbie. Agencja może w takiej sytuacji w ogóle ich nie uwzględnić lub wskazać na zwyczaje panujące w danej branży. Zwyczaj zwyczajowi nie jest równy, dlatego warto unikać takich sytuacji, które zazwyczaj prowadzą do skonfliktowania stron.

 

Czy mogę wypowiedzieć umowę z agencją?

 

Często umowa z agencją marketingową jest powiązana z jej prowadzeniem oraz obsługą kont firmowych w social media i przybiera postać umów terminowych. Agencje, chcąc pozyskać klienta na dłużej, chętniej korzystają z umów terminowych. Co do zasady, w takich umowach nie ma nic złego, chyba że już na początku nie zdołaliśmy porozumieć się w przedmiocie naszych wyobrażeń, a umowa nie przewiduje możliwość wypowiedzenia dopiero po upływie roku trwania umowy.

 

Case Study

 

Wyobraźmy sobie sytuację, w której klient zamawia stronę internetową wraz z jej obsługą oraz obsługą kont firmowych w social media, po czym już na początku nie jest zadowolony z wyników pracy agencji. Po prostu miał inne wyobrażenie co do strony internetowej, ale strony nie zawarły szczegółów w specyfikacji. Klient, na ostatnim etapie prac, chciałby nagle zmienić system zamówień i inne elementy strony, czego agencja nie miała wkalkulowane w swoje wynagrodzenie. Agencja przystaje na to, ale nie jest już tak zadowolona jak na początku współpracy. Harmonogram prac ulega wydłużeniu. Klient denerwuje się, bo liczył, że rozpocznie sprzedaż znacznie wcześniej, a nic nie wskazuje na to, aby w ogóle można było przystąpić do etapu promocji produktów.

Klient zniecierpliwiony chce rozwiązać umowę, ale umowę można wypowiedzieć dopiero po upływie roku jej obowiązywania. Agencja nie chce odpuścić, bo już i tak nie zarobi na tym zleceniu i nie wyraża zgody na rozwiązanie umowy. Twierdzi, że wykonywała ją z najwyższą starannością, ale wskutek działań klienta, który ciągle zmieniał zdanie, doszło do opóźnień.

 

W przedstawionej sytuacji wystarczyło zawrzeć w umowie:

– specyfikację zamówienia (opis słowno-graficzny lub wskazanie na przykładowe strony i ich funkcjonalności),

– specyfikację zamówienia na podstawie propozycji agencji wraz z możliwością jednego wybranego wariantu i terminu wyboru,

– ilość możliwych do zgłoszenia poprawek oraz termin ich realizacji przez agencję

– możliwość odstąpienia od umowy, np. w sytuacji gdy agencja nie wykona danej poprawki w terminie lub nie dotrzyma harmonogramu prac.

 

W umowie z agencją nie powinniśmy zapominać o uregulowaniu:

– przeniesienia praw autorskich do utworów przekazanych przez agencję (grafiki, teksty, etc.) – Uwaga! Poprośmy o przesłanie podpisanej faktury pocztą tradycyjną, która zawierać będzie klauzulę o przeniesieniu praw – zwykła forma elektroniczna nie jest wystarczająca;

– poufności i ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa;

– przetwarzania danych osobowych.