Właśnie to pytanie często zadają mi pracodawcy podczas audytów RODO. Można by zaryzykować stwierdzenie, że niemalże zupełną naturalną i oczywistą rzeczą jest weryfikacja przyszłego pracownika w mediach społecznościowych. Ale czy to jest zgodne z RODO?
Z tego artykułu dowiesz się:
Facebook, Instagram i inne social media to kopalnia wiedzy o kandydacie (o ile kandydat nie ograniczył widoczności swojego profilu): zdjęcia, zainteresowania, komentarze, a nawet znajomości. Wydaje się, że takie dane mogą pomóc ocenić, czy dana osoba pasuje do zespołu.
Problem w tym, że większość z tych informacji nie jest związana z procesem rekrutacji i podlega szczególnej ochronie. Bo w sumie dlaczego kompromitujące zdjęcia sprzed wielu lat, na którym oznaczył go znajomy miałoby wykluczyć kandydata z procesu rekrutacji?
Zgodnie z art. 22(1) Kodeksu pracy, pracodawca może żądać od kandydata tylko określonych danych: imienia, nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, doświadczenia zawodowego. Przy czym tych trzech ostatnich tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku
Dane z Facebooka w większości przypadków nie mieszczą się w tym katalogu. Oznacza to, że pracodawca nie ma podstawy prawnej, by je przetwarzać.
Stanowisko UODO: Urząd Ochrony Danych Osobowych jednoznacznie wskazuje, że pracodawca nie powinien pozyskiwać danych kandydatów z ich prywatnych profili w mediach społecznościowych. Używanie do tego Facebooka, Instagrama czy TikToka jest niezgodne z zasadą minimalizacji danych i może prowadzić do naruszenia RODO.
Ale stanowisko to nie jest jednak aż tak rygorystyczne, dlatego że UODO dopuszcza możliwość korzystania z portali o charakterze zawodowym, jak LinkedIn – tam kandydaci sami umieszczają dane w kontekście kariery i mogą oczekiwać, że będą one brane pod uwagę.
Oficjalny poradnik UODO w tym temacie znajdziesz tutaj.
Wydaje się zatem, że UODO dostrzega różnicę między informacjami o charakterze zawodowym, a informacjami o charakterze prywatnym, aczkolwiek trudno stwierdzić, by były one dostosowane do realiów życiowych.
Firma handlowa prowadziła rekrutację na stanowisko specjalisty ds. marketingu. Jeden z rekruterów przed rozmową sprawdził Facebooka kandydata i zwrócił uwagę na jego wpisy polityczne. Kandydat nie dostał pracy, a w rozmowie rekrutacyjnej padły pytania sugerujące, że powodem były te właśnie wpisy.
Niedoszły pracownik skierował na piśmie roszczenia do potencjalnego pracodawcy, wyrażając swoje oburzenie i niezadowolenie. Po kilku rozmowach i negocjacjach z kandydatem, pracodawca zdołał zawrzeć ugodę, ale musiał wypłacić stosowne zadośćuczynienie. Plusem w tej sytuacji było to, że kandydat zrezygnował ze skierowania skargi do organu UODO i powstrzymał się od pozostawienia negatywnej opinii o pracodawcy na jednym z wiodących portali pracy, co mogłoby bardzo negatywnie wpłynąć na wizerunek pracodawcy.
Nie. Nawet jeśli kandydat publikuje treści zawodowe na prywatnym Facebooku, to profil nie ma charakteru stricte zawodowego jak LinkedIn. Oznacza to, że pracodawca nie ma podstawy prawnej do ich przetwarzania, chyba że kandydat sam poda link i wyrazi zgodę
Tak, ale tylko w portalach zawodowych (np. LinkedIn), które mają charakter publiczny i są przeznaczone do prezentowania doświadczenia. Posługiwanie się informacjami z Facebooka, Instagrama czy TikToka jest ryzykowne i może naruszać RODO.
Tak – zasada przejrzystości wymaga, by kandydat wiedział, jakie dane są o nim przetwarzane i w jakim celu. Ukryte sprawdzanie prywatnych profili i profilowanie jest niezgodne z RODO.
Tak, ale zgoda musi być dobrowolna i świadoma. W praktyce trudno mówić o pełnej dobrowolności w procesie rekrutacji – dlatego UODO nie rekomenduje tego rozwiązania.
Korzystanie z Facebooka przy rekrutacji, to bardzo kusząca praktyka i wręcz powszechna, ale obarczona wieloma ryzykami prawnymi. To, co dla Ciebie może być tylko „ciekawostką” o kandydacie, dla niego może oznaczać naruszenie prywatności i podstawę do roszczeń, co może skutkować np. negatywnym komentarzem lub oceną pracodawcy pozostawioną na portalu branżowym i utratą nienagannego wizerunku.
UODO jednoznacznie ostrzega: pracodawca nie ma prawa analizować prywatnych profili kandydatów, chyba że kandydat sam je udostępnił w procesie rekrutacji.
Zanim zdecydujesz, jak weryfikować kandydatów, upewnij się, że Twoje procedury rekrutacyjne są zgodne z prawem i bezpieczne dla firmy.
Warto zatem zweryfikować swoje procedury i odświeżyć RODO w Twojej firmie.
Możesz to zrobić dzięki Ekspresowemu audytowi RODO w 1 dzień.