Czy mogę weryfikować kandydata na Facebooku?
Właśnie to pytanie często zadają mi pracodawcy podczas audytów RODO. Można by zaryzykować stwierdzenie, że niemalże zupełną naturalną i oczywistą rzeczą jest weryfikacja przyszłego pracownika w mediach społecznościowych. Ale czy to jest zgodne z RODO?
Z tego artykułu dowiesz się:
- jakie są granice korzystania z mediów społecznościowych przy rekrutacji,
- co na ten temat mówi UODO,
- jakie ryzyka grożą pracodawcy,
- jak prowadzić rekrutację zgodną z prawem.
Dlaczego pracodawcy sięgają do Facebooka?
Facebook, Instagram i inne social media to kopalnia wiedzy o kandydacie (o ile kandydat nie ograniczył widoczności swojego profilu): zdjęcia, zainteresowania, komentarze, a nawet znajomości. Wydaje się, że takie dane mogą pomóc ocenić, czy dana osoba pasuje do zespołu.
Problem w tym, że większość z tych informacji nie jest związana z procesem rekrutacji i podlega szczególnej ochronie. Bo w sumie dlaczego kompromitujące zdjęcia sprzed wielu lat, na którym oznaczył go znajomy miałoby wykluczyć kandydata z procesu rekrutacji?
Co mówią przepisy i UODO?
Zgodnie z art. 22(1) Kodeksu pracy, pracodawca może żądać od kandydata tylko określonych danych: imienia, nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, doświadczenia zawodowego. Przy czym tych trzech ostatnich tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku
Dane z Facebooka w większości przypadków nie mieszczą się w tym katalogu. Oznacza to, że pracodawca nie ma podstawy prawnej, by je przetwarzać.
Stanowisko UODO: Urząd Ochrony Danych Osobowych jednoznacznie wskazuje, że pracodawca nie powinien pozyskiwać danych kandydatów z ich prywatnych profili w mediach społecznościowych. Używanie do tego Facebooka, Instagrama czy TikToka jest niezgodne z zasadą minimalizacji danych i może prowadzić do naruszenia RODO.
Ale stanowisko to nie jest jednak aż tak rygorystyczne, dlatego że UODO dopuszcza możliwość korzystania z portali o charakterze zawodowym, jak LinkedIn – tam kandydaci sami umieszczają dane w kontekście kariery i mogą oczekiwać, że będą one brane pod uwagę.
Oficjalny poradnik UODO w tym temacie znajdziesz tutaj.
Wydaje się zatem, że UODO dostrzega różnicę między informacjami o charakterze zawodowym, a informacjami o charakterze prywatnym, aczkolwiek trudno stwierdzić, by były one dostosowane do realiów życiowych.
5 najczęstszych ryzyk związanych z przeglądaniem Facebooka kandydata
- Naruszenie RODO – przetwarzanie danych osobowych bez podstawy prawnej (np. poglądy polityczne, przekonania religijne, orientacja).
- Zarzut dyskryminacji – jeśli kandydat dowie się, że decyzja mogła zależeć od jego życia prywatnego, może skierować przeciwko pracodawcy roszczenia.
- Brak przejrzystości – kandydat nie wie, że został oceniony na podstawie jego profilu, co narusza zasadę transparentności.
- Zbyt subiektywna ocena – zdjęcie z wakacji albo komentarz z żartem nie powinien przesądzać o zatrudnieniu.
- Odpowiedzialność wizerunkowa – w razie sporu, pracodawca może zostać publicznie skrytykowany za nieetyczne praktyki rekrutacyjne.
Case study: jak sprawdzanie Facebooka skończyło się problemem
Firma handlowa prowadziła rekrutację na stanowisko specjalisty ds. marketingu. Jeden z rekruterów przed rozmową sprawdził Facebooka kandydata i zwrócił uwagę na jego wpisy polityczne. Kandydat nie dostał pracy, a w rozmowie rekrutacyjnej padły pytania sugerujące, że powodem były te właśnie wpisy.
Niedoszły pracownik skierował na piśmie roszczenia do potencjalnego pracodawcy, wyrażając swoje oburzenie i niezadowolenie. Po kilku rozmowach i negocjacjach z kandydatem, pracodawca zdołał zawrzeć ugodę, ale musiał wypłacić stosowne zadośćuczynienie. Plusem w tej sytuacji było to, że kandydat zrezygnował ze skierowania skargi do organu UODO i powstrzymał się od pozostawienia negatywnej opinii o pracodawcy na jednym z wiodących portali pracy, co mogłoby bardzo negatywnie wpłynąć na wizerunek pracodawcy.
Jak korzystać z social media zgodnie z prawem?
- Skup się na profilach zawodowych – LinkedIn zamiast Facebooka.
- Nie pytaj kandydata o życie prywatne – kandydat może sam przedstawić swoję sytuację, ale nie możemy stawiać mu pytań o status rodzinny, zainteresowania, poglądy polityczne etc.
- Nie zapisuj i nie kopiuj danych – samo przeglądanie profilu nie zawsze jest ryzykiem, ale archiwizowanie screenów, to już naruszenie.
- Wprowadź procedurę rekrutacji – by Twoi pracownicy biorący udział w procesie rekrutacji wiedzieli, które informacje można brać pod uwagę, a które absolutnie nie, i jakie pytania zadawać.
- Stosuj zasadę minimalizacji – przetwarzaj tylko te dane, które są potrzebne do procesu rekrutacyjnego.
- Zawsze podpisuj umowę na okres próbny – pamiętaj, że od weryfikacji kandydata i jego umiejętności jest właśnie ta forma umowy o pracę.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy mogę pozyskać dane z konta Facebook kandydata, na którym publikuje on treści związane z pracą?
Nie. Nawet jeśli kandydat publikuje treści zawodowe na prywatnym Facebooku, to profil nie ma charakteru stricte zawodowego jak LinkedIn. Oznacza to, że pracodawca nie ma podstawy prawnej do ich przetwarzania, chyba że kandydat sam poda link i wyrazi zgodę
Czy mogę sprawdzić kandydata w social mediach?
Tak, ale tylko w portalach zawodowych (np. LinkedIn), które mają charakter publiczny i są przeznaczone do prezentowania doświadczenia. Posługiwanie się informacjami z Facebooka, Instagrama czy TikToka jest ryzykowne i może naruszać RODO.
Czy kandydat musi wiedzieć, że sprawdzam jego dane?
Tak – zasada przejrzystości wymaga, by kandydat wiedział, jakie dane są o nim przetwarzane i w jakim celu. Ukryte sprawdzanie prywatnych profili i profilowanie jest niezgodne z RODO.
Czy mogę zapytać kandydata o zgodę na sprawdzenie profilu?
Tak, ale zgoda musi być dobrowolna i świadoma. W praktyce trudno mówić o pełnej dobrowolności w procesie rekrutacji – dlatego UODO nie rekomenduje tego rozwiązania.
Podsumowanie
Korzystanie z Facebooka przy rekrutacji, to bardzo kusząca praktyka i wręcz powszechna, ale obarczona wieloma ryzykami prawnymi. To, co dla Ciebie może być tylko „ciekawostką” o kandydacie, dla niego może oznaczać naruszenie prywatności i podstawę do roszczeń, co może skutkować np. negatywnym komentarzem lub oceną pracodawcy pozostawioną na portalu branżowym i utratą nienagannego wizerunku.
UODO jednoznacznie ostrzega: pracodawca nie ma prawa analizować prywatnych profili kandydatów, chyba że kandydat sam je udostępnił w procesie rekrutacji.
Zanim zdecydujesz, jak weryfikować kandydatów, upewnij się, że Twoje procedury rekrutacyjne są zgodne z prawem i bezpieczne dla firmy.
Warto zatem zweryfikować swoje procedury i odświeżyć RODO w Twojej firmie.
Możesz to zrobić dzięki Ekspresowemu audytowi RODO w 1 dzień.
