Jak długo można przechowywać CV?
Po zakończeniu rekrutacji, na biurku często zostają dziesiątki CV. Niektóre z nich „na przyszłość”, bo kandydaci byli naprawdę dobrzy. Ale czy można zachować ich dane, żeby odezwać się za kilka miesięcy?
RODO w tej kwestii jest stanowcze – przechowywanie CV bez wyraźnej podstawy prawnej może narazić firmę na poważne konsekwencje. Z tego artykułu dowiesz się:
-
jak długo można przechowywać CV,
-
co zrobić, jeśli chcesz je zachować na przyszłość,
-
jakie błędy najczęściej popełniają pracodawcy,
-
i jak prowadzić rekrutację zgodną z RODO.
Podczas audytów RODO nasza kancelaria w Bielsku-Białej zwraca szczególną uwagę na prawidłowy przebieg procesu rekrutacyjnego, w tym dozwoloną weryfikację kandydata w mediach społecznościowych. Więcej na ten temat pisaliśmy w tym artykule.
Co mówią przepisy?
Podstawa zasada RODO, to zasada minimalizacji. Oznacza to, że możemy przetwarzać legalnie tylko tyle danych, ile jest nam niezbędnych. O zakresie przetwarzania danych, stanowi natomiast Kodeks pracy, zgodnie z którym, Pracodawca może żądać od pracownika (kandydata) podania następujących danych:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Więcej danych, możemy przetwarzać tylko za wyraźną zgodą pracownika. Należy przy tym uważać na przetwarzanie danych wrażliwych – wymaga to odrębnej zgody kandydata.
5 najczęstszych błędów podczas rekrutacji
- Przechowywanie CV po zakończeniu rekrutacji bez zgody kandydata.
- Jedna zgoda na wszystko – brak rozdzielenia zgody na obecną i przyszłą rekrutację.
- Brak informacji o czasie przechowywania danych.
- Brak możliwości wycofania zgody przez kandydata.
- Przekazywanie CV do innych działów bez podstawy prawnej.
Jak rekrutować zgodnie z prawem?
- Zgoda na przyszłe rekrutacje – zamieść w formularzu dobrowolną klauzulę:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych również w przyszłych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez [nazwa firmy] przez okres najbliższych 6 miesięcy.”
- Czas przechowywania danych – Określ, jak długo będziesz przechowywać CV (np. do czasu zakończenia rekrutacji) i informuj o tym w klauzuli informacyjnej.
- Łatwe wycofanie zgody – dodaj możliwość kontaktu (np. adres e-mail) w celu wycofania zgody na przetwarzanie danych.
- Bezpieczeństwo danych – zadbaj, aby CV nie trafiały poza firmę – przechowuj je w zabezpieczonym systemie lub szyfrowanej chmurze, do których dostęp mają tylko upoważnieni pracownicy.
- Usuwanie po czasie – ustal procedurę regularnego usuwania dokumentów po upływie okresu przechowywania (okres retencji danych).
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy mogę przechowywać CV po zakończeniu rekrutacji bez zgody?
Nie. Dane kandydatów można przechowywać tylko do momentu zakończenia procesu, a dłużej – wyłącznie za ich wyraźną zgodą.
Jak długo można przechowywać CV?
Zazwyczaj do czasu zakończenia postępowania rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia zgody kandydata na przetwarzanie danych również na potrzeby przyszłych rekrutacji – przez okres wskazanych przez kandydata.
Czy mogę udostępnić CV innemu działowi lub spółce?
Dostęp do CV powinny mieć tylko osoby wyraźne upoważnione do przetwarzania takich danych i biorące udział w postępowaniu rekrutacyjnym. Przekazywanie danych innemu działowi lub innej spółce – może okazać się działaniem niedozwolonym.
Czy mogę zachować CV w e-mailu?
Tylko tymczasowo i wyłącznie w ramach bieżącej rekrutacji. Po jej zakończeniu wiadomość należy usunąć.
Podsumowanie
Przechowywanie CV „na przyszłość” bez zgody kandydata to ryzyko naruszenia RODO i nałożenia kary finansowej. Wystarczy kilka prostych kroków – jasne klauzule, określony czas przechowywania, procedura usuwania – by chronić dane i reputację firmy.
UODO wielokrotnie podkreśla, że dane kandydatów muszą być przetwarzane w sposób przejrzysty, zgodny z celem i proporcjonalny.
Masz wątpliwości, jak prowadzić rekrutację zgodną z RODO? Zadaj mi pytanie – pomogę Ci krok po kroku opracować bezpieczne procedury HR.
A może chcesz zweryfikować swoje procedury i odświeżyć RODO w Twojej firmie.
Możesz to zrobić dzięki Ekspresowemu audytowi RODO w 1 dzień.
