Umowa o zachowaniu poufności (NDA) – jakie elementy powinna zawierać i dlaczego warto ją stosować?
Prowadząc biznes – czy to w formie spółki czy jednoosobowej działalności, warto zastanowić się w jaki sposób w firmie chronione są informacje kluczowe dla dalszego rozwoju, funkcjonowania na rynku. Niejednokrotnie jednak, przed podjęciem współpracy konieczne będzie ujawnienie informacji poufnych, by strony mogły ocenić przedmiot przyszłej współpracy. Jak chronić swoją wiedzę, innowacje czy zbiór informacji pozwalający na rozwój firmy i zwiększenie przewagi nad konkurentami na rynku?
W obrocie prawnym funkcjonuje szereg regulacji prawnych – jak choćby krajowa ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z dnia 16 kwietnia 1993r. (Dz.U. z 2019r. poz. 1010) czy dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/943 w sprawie ochrony niejawnego know-how i niejawnych informacji handlowych przed ich bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzystywaniem i ujawnianiem, ale to właśnie umowa o zachowaniu poufności (NDA – jest przejawem praktycznego stosowania przepisów.
Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa i dlaczego warto ją chronić?
By dobrze poznać istotę umów NDA trzeba odpowiedzieć na pytanie czym jest tajemnica przedsiębiorstwa.
Legalną definicję tajemnicy przedsiębiorstwa zawiera art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:
„art. 11
(…)
2. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.”
Trzeba mieć również świadomość, iż niezależnie od sankcji umownych, naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa to czyn nieuczciwej konkurencji, za co grożą m.in. sankcje finansowe.
Tajemnica przedsiębiorstwa ma z założenia pomóc przedsiębiorcy w ochronie tych wartościowych innowacji, informacji, które nie kwalifikują się jednak pod ochronę prawnoautorską czy prawa własności przemysłowej.
Sama tajemnica przedsiębiorstwa to informacja, która ma wartość gospodarczą, nie jest ujawniona do wiadomości publicznej a przedsiębiorca przy zachowaniu należytej staranności podjął niezbędne działania w celu zachowania jej w poufności.
Co istotne, do zakresu tajemnicy przedsiębiorstwa, w wyniku nowelizacji ustawy z 2018r., wprost zakwalifikowano również zbiór informacji, które samodzielnie mogą być powszechnie znane osobom z danej branży, to już ich odpowiednie zestawienie w unikalny sposób może stanowić konkretną wartość gospodarczą dla przedsiębiorcy. Wówczas, jeśli przedsiębiorca podejmie należyte działania w celu zachowania go w poufności – choćby zawierając umowę o zachowaniu poufnością- zbiór informacji będzie stanowił tajemnicę przedsiębiorstwa.
Zatem decydując się na ujawnienie takich informacji – przy zawieraniu umowy spółki, przy podejmowaniu współpracy z nowym kontrahentem – trzeba przede wszystkim mieć świadomość wartości treści poufnych i przy zachowaniu najwyższej staranności podjąć działania w celu ich ochrony. Takim przejawem podjęcia odpowiednich działań jest zawarcie umowy o zachowaniu poufności. Posiadając umowę o zachowaniu poufności, przedsiębiorca, w razie ewentualnego sporu będzie w stanie wykazać, że przez jej zawarcie dochował należytej staranności. W połączeniu z procedurą ochrony informacji niejawnych w firmie (przechowywanie w miejscu zabezpieczonym, dopuszczenie do tychże informacji jedynie upoważnione osoby) umowa NDA pozwala na ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa zabezpieczając osobę ujawniającą przed jej bezprawnym rozpowszechnieniem.
Elementy umowy o zachowaniu poufności – co powinna zawierać prawidłowo skonstruowane porozumienie.
Umowa o zachowaniu poufności wymaga szczególnie uważnego określenia kontekstu oraz zakresu ujawnianej tajemnicy przedsiębiorstwa, jak również określenia sankcji grożących za ujawnienie chronionych danych. Dlatego też umowy o zachowaniu poufności mogą być odmiennie sformułowane w zależności od okoliczności ich zawierania.
Jednak w każdej, poprawnie sformułowanej umowie powinny znaleźć się wspólne elementy, które pozwolą na skuteczne zabezpieczenie przedsiębiorcy:
Przyczyna dla której przedsiębiorcy zawierają umowę
W preambule umowy Strony powinny wskazać w jakim celu zawierają umowę o zachowaniu poufności. Nie chodzi tu jednak o samą umowę o zachowaniu poufności jako cel ale o wskazanie przyczyny dla której konieczne jest ujawnienie informacji niejawnych i do czego NDA ma służyć.
Precyzyjne określenie przedmiotu umowy
Najistotniejszy element umowy o zachowaniu poufności. Prawidłowo sformułowany zakres umowy będzie bowiem determinował skuteczność samej umowy. Niestety częstym błędem popełnianym przy formułowaniu klauzul NDA to zbyt ogólne określenie co oznaczają informacje niejawne, bądź przekopiowanie ustawowej definicji tajemnicy przedsiębiorstwa.
Konsekwencją nieprawidłowego określenia przedmiotu umowy będzie przede wszystkim jej niska skuteczność. W razie ewentualnego sporu wykazanie, że faktycznie doszło do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa będzie zdecydowanie utrudnione. By można było mówić o skutecznym zabezpieczeniu informacji niejawnych to druga Strona musi dokładnie wiedzieć jakie dane składają się na tajemnicę przedsiębiorstwa.
Dla właściwego i realnego zabezpieczenia interesów przedsiębiorcy ujawniającego dane poufne kluczowe jest precyzyjne opisanie które informacje i dane stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W zależności od okoliczności zawarcia danej umowy różnić się będzie opis informacji niejawnych, np. cyfrowy zapis dokumentacji projektowej czy receptury danej substancji.
Sposób zabezpieczenia informacji niejawnych
Przedsiębiorca ujawniający informacje niejawne drugiej stronie musi podjąć wszelkie niezbędne działania by maksymalnie zabezpieczyć się przed ich nieuprawnionym wyciekiem. W tym celu w umowie o zachowaniu poufności należy zadbać o opisanie zasad postępowania z danymi – sposobie ich przekazywania, komu dane będą ujawnione. Zawarcie w umowie procedur postępowania z danymi (określone kanały ich przekazywania, osoby uprawnione do dostępu do informacji niejawnych, szyfrowanie czy inne środki zabezpieczenia), pozwolą nie tylko realnie chronić informacje ale także determinują fakt, że przedsiębiorca działa z należytą starannością.
Przede wszystkim zaś w umowie powinny znaleźć się zasady dotyczące postępowania z nośnikami, na których utrwalono informacje niejawne, zwłaszcza po zakończeniu współpracy.
Takie działania zdecydowanie wzmacniają pozycję przedsiębiorcy, a także pozwolą na skuteczniejsze wyegzekwowanie odszkodowania przed sądem w razie ujawnienia tajemnicy.
Określenie sankcji za naruszenie umowy
Równie istotne co określenie przedmiotu umowy NDA jest zawarcie regulacji sankcjonujących bezprawne ujawnienie informacji przekazanych na jej podstawie.
Jednak by można mówić o konsekwencjach naruszeń umowy, konieczne jest również zawarcie opisu konkretnych naruszeń i wiążących się z nimi sankcji. W umowie zatem należy jasno i precyzyjnie wskazać, jakie działania względem ujawnianych danych są bezprawne. Podobnie jak w przypadku definiowania tajemnicy przedsiębiorstwa, także w kontekście katalogu naruszeń częstą, choć błędną praktyką jest wpisywanie do umowy wprost regulacji ustawowych odnoszących się do naruszeń. Trzeba pamiętać, iż są to jedynie przykłady naruszeń. Skuteczna umowa musi wskazywać naruszenia enumeratywnie i precyzyjnie.
Wówczas dochodzenie odpowiedzialności za poszczególne naruszenia będzie efektywniejsze. Druga strona nie będzie mogła się bronić twierdząc, iż nie ujawniła bezprawnie informacji niejawnych, bowiem dokładne opisanie naruszeń znacząco ułatwi dowodzenie swoich racji przed sądem.
Umowa o zachowaniu poufności realnie zabezpiecza interesy przedsiębiorcy poprzez katalog sankcji za naruszenie jej postanowień. Kary umowne są najczęściej stosowaną instytucją, bowiem znacząco ułatwiają i przyspieszają dochodzenie odszkodowania. Ich zastrzeżenie w umowie powoduje, iż przedsiębiorca musi jedynie wykazać, że doszło do naruszenia umowy – bez konieczności żmudnego dowodzenia wysokości powstałej szkody. Oczywiście szkoda jaką może ponieść przedsiębiorca może przewyższać zastrzeżone kary umowne. W takiej sytuacji możliwe jest dochodzenie wyższego odszkodowania, jednakże umowa musi zawierać postanowienie dopuszczające taką ewentualność.
Okres obowiązywania umowy o poufności
Umowa o zachowaniu poufności powinna być zawarta na czas określony, np. na czas trwania danego przedsięwzięcia. Jest to korzystne z przedsiębiorcy z tego względu, iż umowa zawarta na czas określony nie może zostać wypowiedziana przed upływem okresu jej obowiązywania, chyba, że wprost dopuszcza możliwość jej wcześniejszego wypowiedzenia.
Prowadząc swoją działalność, niezależnie od obszaru, by skutecznie zabezpieczyć swoje interesy przedsiębiorca powinien zweryfikować czy zapisy stosowanych umów o zachowaniu poufności zawierają wymienione wyżej postanowienia.
Po gotowe wzory umów dla przedsiębiorców zapraszamy tutaj.
